Poniedziałek, 28 listopada 2022

Najważniejsze wskazówki dotyczące pracy zdalnej dla firm

5 marca 2022

Aby uchronić planetę przed obecną epidemią koronawirusa, firmy na całym świecie postanowiły wprowadzić politykę pracy zdalnej dla swoich pracowników. Jest to sposób na zapewnienie firmie bezpieczeństwa, zdrowia pracownikom i oczywiście na kontynuowanie działalności firmy.

Pracując zdalnie, pracownicy mają szansę kontynuować realizację swoich zadań. Większość firm jest dziś obecna w Internecie, a zwłaszcza te, które oferują tylko usługi, będą mogły kontynuować pracę w tych trudnych czasach. Wielu pracowników firm nie ma jednak żadnego doświadczenia w pracy zdalnej.

Jeśli jest to pierwszy raz, kiedy Twoja firma musi pracować zdalnie, Ty i Twoi pracownicy będziecie musieli dostosować się do pewnych zasad, które na początku mogą okazać się dość trudne. Jednak w tym artykule postaramy się przedstawić kilka prostych, ale ważnych wskazówek , których należy przestrzegać, jeśli chodzi o pracę zdalną w firmie. Wskazówki te będą podzielone na część biznesową i część pracowniczą. Zacznijmy od biznesu.

Strategie i zasady dotyczące pracy zdalnej

Wiele firm nie ma strategii ani zasad, które obejmowałyby ważne kwestie związane z działalnością firmy w nagłych wypadkach, na przykład protokołu awaryjnego pracy zdalnej. Jako właściciel firmy, Ty i Twój zarząd lub kierownicy poszczególnych działów musicie się upewnić, że opracujecie konkretny protokół, strategie i zasady, na których będzie się opierać cała koncepcja pracy zdalnej w Waszej firmie.

Pracownicy będą mogli skorzystać z tego protokołu, aby zacząć ustalać swoje zadania i sposób pracy. Jednocześnie protokół ten może się kilkakrotnie zmienić w trakcie fazy wdrażania. Będzie on służył jako kompas w razie nagłych wypadków w przyszłości.

Określ konkretne ramy czasowe i terminy

Wszyscy pracownicy będą musieli pracować według określonego harmonogramu stworzonego na potrzeby pracy zdalnej. Nie można jednak oczekiwać, że to pracownicy będą tworzyć harmonogram. Będą musieli to zrobić menedżerowie. Ważne jest, aby harmonogramy i terminy były realistyczne i pozwalały pracownikom pracować w spokojny i przyjazny sposób.

Wiele firm popełnia błąd polegający na skracaniu terminów i harmonogramów w sytuacjach awaryjnych związanych z pracą zdalną. Właściciele firm wierzą, że w ten sposób będą w stanie pokryć wszelkie potencjalne luki, które mogą powstać w wyniku tego stanu awaryjnego. Jest to oczywiście wielki błąd. Wręcz przeciwnie, terminy muszą być wydłużone, podobnie jak ramy czasowe. Trzeba dać pracownikom czas na przyzwyczajenie się do nowego status quo.

Dostęp do plików firmowych

Wiemy, że wiele firm nie chce udostępniać swoich plików przez Internet. Można założyć, że będziesz chciał chronić dane osobowe swojej firmy, a także swoich klientów. Jednak w przypadku nagłej potrzeby pracy zdalnej pracownicy będą musieli mieć zdalny dostęp do wszystkich danych, aby mogli wykonać swoje zadania.

Nawet jeśli zatrudniasz pracownika , którego zadaniem będzie monitorowanie tego, co wchodzi i wychodzi z usług Twojej firmy, ograniczony dostęp będzie niekorzystny dla Twojej firmy. Pozwól swoim pracownikom pracować tak, jak do tej pory.

Bądź do dyspozycji swoich pracowników

Rozumiemy, że w sytuacjach kryzysowych, takich jak epidemia koronawirusa, płatności mogą być opóźnione. Rozumiemy, że firma będzie musiała skupić się na rozwiązywaniu ważnych problemów, aby kontynuować działalność nawet po zakończeniu sytuacji kryzysowej. Musisz jednak pamiętać, że Twoi pracownicy się nie zmienili.

Pracownicy potrafią zrozumieć opóźnienia w płatnościach. Rozumieją, że firma musi uporządkować i załatwić kilka ważnych spraw, zanim będą mogli wrócić do normalnej, codziennej pracy. Należy jednak pamiętać, że pracownicy będą potrzebowali również Twojego wsparcia. Firma musi być otwarta na zmiany, kierownictwo musi być gotowe do komunikacji i współpracy ze swoimi zespołami, a co najważniejsze, pracownicy muszą być zmotywowani. Upewnij się, że firma w taki czy inny sposób będzie motywować pracowników do pracy, aby przejść przez ten trudny okres.

Są to cztery najważniejsze wskazówki dla każdego właściciela firmy i każdego przedsiębiorstwa. Firma to jednak tylko połowa całości. Pracownicy odgrywają równie ważną rolę i istnieje kilka wskazówek, których pracownik powinien przestrzegać, jeśli chodzi o pracę zdalną w firmie.

Skup się na swoich zadaniach i ustal priorytety

Zawsze pamiętaj, że w nagłych wypadkach zadania i priorytety ulegną zmianie. Tak, wiemy, że masz bieżące zadania do wykonania i jeśli znikąd pojawią się nowe, będzie to dla Ciebie spore utrudnienie. Musisz jednak pamiętać , że firma Cię potrzebuje i musisz się dostosować do nowego status quo.

Należy ponownie przejrzeć swoje zadania i ponownie ustalić priorytety. Skup się na wykonaniu zadań, które mają długoterminowy wpływ. Skup się na wykonaniu zadań, które najprawdopodobniej będą miały wpływ na firmę, jeśli nie zostaną wykonane na czas. Jeśli uważasz, że jest jeszcze coś do zrobienia, coś, co może pomóc firmie, upewnij się, że omówisz to ze swoim przełożonym i dodasz do tego zadanie. W końcu to Ty jesteś pracownikiem i nikt nie zna Twojej pracy lepiej niż Ty sam. Upewnij się, że Twoje wyniki będą miały istotny wpływ na firmę.

Zawsze dotrzymuj terminów

Wielu pracowników wykorzystuje wymówkę o pracy zdalnej jako sposób na niedotrzymywanie terminów. Twierdzą, że ograniczony dostęp do plików firmowych lub inne środowisko pracy wpływają na ich sposób pracy. Proszą o więcej terminów i owszem, można założyć, że na początku coś takiego może być konieczne.

Jednak chcesz być dobrym pracownikiem i jeśli chcesz wykonać swoje zadania w dobry i efektywny sposób, musisz dotrzymywać wszystkich terminów. Jak wynika z badań, przyzwyczajenie się pracownika do pracy w nowym środowisku trwa zaledwie kilka dni. I to w sytuacji, gdy pracownik ten pracuje w innym środowisku, w którym nigdy wcześniej nie był.

Pracując zdalnie, w większości przypadków pracujesz w domu. Twój dom jest bezpiecznym środowis kiem, co oznacza, że o wiele łatwiej będzie Ci się do niego przystosować. Nie wykorzystuj pracy zdalnej jako wymówki do wolniejszej pracy. Bez względu na wszystko utrzymuj dotychczasowe tempo pracy.

Dostosuj swoje otoczenie

W tych trudnych czasach wszyscy jesteśmy zmuszeni lub wręcz zachęcani do pozostania w domu. Jest to ważne, aby nie rozprzestrzeniać koronawirusa i mieć pewność, że zatrzymamy łańcuch. Pozostanie w domu oznacza jednak, że najprawdopodobniej będziemy otoczeni przez ludzi.

Jeśli mieszkasz z rodziną, to w godzinach pracy musisz zaakceptować fakt, że Twoja rodzina będzie tam obecna. Jeśli pracujesz przez 8-9 godzin dziennie, nie możesz mieć nadziei, że będą cicho. Należy ustalić pewne podstawowe zasady i w miarę możliwości określić swoje otoczenie.

Jeśli w domu znajduje się specjalny pokój, w którym można się "zamknąć" w godzinach pracy, warto to zrobić. Jeśli masz małe dzieci, które będą chciały się z Tobą bawić, gdy będziesz w domu, sugerujemy, abyś ubrał się i zachowywał tak, jakbyś wychodził do pracy. Łatwiej im będzie zaakceptować, że nie ma Cię w domu tak jak zawsze, a Tobie łatwiej będzie pracować.

Poproś rodzinę, aby byli nieco ciszej. Oczywiście nie wyciszą się całkowicie, ale będą o wiele bardziej ostrożni przed wydawaniem jakichkolwiek dźwięków. Ponieważ potrzebujesz koncentracji, znajdź sposób, aby ją uzyskać.

Proś o pomoc, gdy jest ona potrzebna

Jeśli nie jesteś przyzwyczajony do pracy zdalnej, to tak, początki będą trudne. Będziesz musiał komunikować się ze współpracownikami, załatwiać proste zadania, które wymagały tylko kilkuminutowej rozmowy. Teraz musisz albo wszystko zapisywać, albo organizować wideokonferencje. Jest to dość uciążliwe.

Jeśli czujesz, że potrzebujesz pomocy, aby wykonać swoje zadania, lub że nie jesteś w stanie pracować zgodnie z obecnym protokołem, musisz to zgłosić. Twój przełożony będzie musiał pomóc Ci znaleźć alternatywne rozwiązanie.

Pomoc może być potrzebna z wielu powodów. Być może uważasz, że niektórzy z Twoich współpracowników wykorzystują pracę zdalną, aby się "obijać", co znacznie utrudnia Twoją pracę. Być może współpraca z konkretnym współpracownikiem za pośrednictwem kanałów cyfrowych nie jest tak łatwa, ponieważ nie jest on skłonny do współpracy.

Niezależnie od sytuacji, będziesz potrzebował pomocy w rozwiązaniu problemu i musisz wyrazić tę potrzebę.

Te 8 wskazówek okaże się zbawienne dla Twojej firmy. Gdy zaczniesz wdrażać nowy protokół pracy zdalnej, prawdopodobnie zauważysz więcej trudności i więcej "wskazówek", których będziesz musiał przestrzegać. Pamiętaj, że dla właściciela firmy może to być ogromny krok w kierunku zabezpieczenia jej przed przyszłymi zagrożeniami.

Jako pracownik, ta przykra sytuacja może mieć na Ciebie pozytywny wpływ. Teraz dowiesz się, jak pracować zdalnie. Praca zdalna to koncepcja, która obecnie staje się coraz bardziej popularna wśród firm. Za kilka lat stanie się ona powszechnym sposobem pracy, a Ty będziesz już miał doświadczenie niezbędne do jej wykonywania.

W tych trudnych czasach wszyscy musimy starać się, aby było trochę lepiej. Pamiętaj, że musisz pozostać na miejscu i pomóc przerwać łańcuch przekazywania informacji. Możesz nadal pracować tak jak dawniej, zapewniając sobie pracę i comiesięczne wypłaty, ucząc się, jak prawidłowo wykonywać pracę zdalną!